Cómo construir mejores libros Excel (1)

Excel es una herramienta maravillosa, que permite grandes cosas.... y grandes fiascos. Una de sus mayores ventajas (la flexibilidad) puede terminar convirtiéndose en una de sus mayores problemas si no trabajamos ordenadamente. Así nos podemos encontrar con problemas como

• errores en fórmulas,
  
• apariencia confusa,
  
• dificultad para incluir cambios (¡ay de aquel que deba cambiar un Excel desarrollado por otra persona!),
  
• falta de integridad
  

Sin embargo, un Excel correctamente planeado y desarrollado nos va a permitir minimizar los errores, hacerlo crecer sin complejidad, fácil de entender por el usuario, fácil de auditar....


 
En esta primera entrada veremos algunos consejos para que nuestros Excel estén mejor construidos

Tener un propósito claro: es habitual abrir el Excel y empezar a escribir en él sin mayor detenimiento pero conviene hacer una reflexión inicial ¿qué es lo que queremos conseguir? O, dicho de otra forma, ¿cuál es la visualización que debe obtener el usuario del mismo? Debemos tener esa imagen en la cabeza y no perderla en ningún momento, ya que todo lo que construyamos debe estar orientado a ella. También es imprescindible que controlemos en todo momento las necesidades y capacidades de los receptores

Antes que el ordenador, el papel. Nuestro Excel tendrá (probablemente) datos de entrada, fórmulas que consumen dichos datos, nuevos datos generados a partir de los cálculos realizados, un lay out final (ya sea tabla, gráfico, o ambos)... Dibujar el concepto o "arquitectura base" que ha de tener y las interrelaciones entre todos los componentes nos va a permitir asegurar desde el inicio que no pasamos nada por alto, así como ser el "guión" en todo el proceso

Crear tres tipos de hojas y distinguirlas por nombre y colores. Casi con toda seguridad que en nuestro Excel tendremos tres tipos de datos

• Datos de origen y asunciones
• Cálculos
• Output (por ejemplo, el Dashboard)

Ya que tenemos tres tipos de datos, que deben ser tratados de forma separada, ¿por qué no incluirlos en pestañas distintas, e identificar cada pestaña con un color que identifique su tipo? Es una forma de navegar mucho más rápido por el Excel, y siempre tendremos controlado que estamos haciendo y que datos estamos manejando en cada momento. Es importante destinar cada pestaña a una cosa y sólo a una cosa

Tres tipos de pestañas y cada una de ellas identificada con un color

Bloquear celdas: La parte más sensible de un Excel son las fórmulas. Accidentalmente se puede editar una y…. podemos pasar una bonita tarde entera rastreando el error entre todos los cálculos del libro. La mejor manera de evitar esto es bloquear las celdas de manera que no puedan ser borradas o alteradas de forma accidental. Para hacer eso debemos asegurarnos que las celdas que contienen las fórmulas están marcadas como "bloqueadas" (en "Formato de Celdas")

Posteriormente vamos al menú "Revisar" y seleccionamos "Proteger Hoja"

Por último, nos aseguramos que esté seleccionada la opción "Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas". Si queremos, podremos incluir una contraseña para desprotegerla (ojo que Excel no proporciona ningún método para recuperarla si se olvida…)

 

En próximas entradas incluiremos más consejos como (entre otros) utilizar diferentes formatos de celda según sus valores (de manera que visualmente se pueda detectar si algo "no encaja"), normalizar la entrada de datos con la ayuda de "validación de datos" y mensajes de ayuda y usar nombres de rangos, al objeto de hacer más inteligible la lectura de las fórmulas.